RÈGLEMENTS
Dans le présent règlement, la forme masculine désigne, lorsque le contexte s'y prête, aussi bien les femmes que les hommes. Ainsi, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.
TITRE ABRÉGÉ
DÉFINITION ET INTERPRÉTATION
2.1 MEMBRE HONORAIRE : Membre s’étant démarqué d’une façon exceptionnelle, est nommé membre honoraire. Après consultation, des membre du club, le Conseil d’administration en fera l’annonce. (Procès-verbal 2 novembre 2002)
2.2 MEMBRE EN RÈGLE : Tout membre ayant terminé sa probation et versé la cotisation requise lors de sa ré-adhésion au club.. (Procès-verbal 2 novembre 2002).
2.3 MEMBRE EN PROBATION : Tout nouveau membre est considéré membre en probation. Sa probation prendra fin au moment où il renouvellera sa cotisation, soit le 31 décembre de l,année suivante au plus tard. (Proces-verbal 2 novembre 2992)
BUTS
3.1 Favoriser des relations harmonieuses entre les parents et leurs enfants, promouvoir des loisirs de plein air et des activités de divertissements; (Procès-verbal 2 mai 1990)
3.2 Organiser un service de renseignements et d'entraide entre les membres du Club et autres personnes ou regroupements qui se livrent au sport du camping ou du caravaning; (Procès-verbal 2 mai 1990)
3.3 S'associer à tout club de camping ou de caravaning ou autres organisations similaires qui se livrent au sport du camping et/ou du caravaning dans le territoire ou en dehors du territoire de la Province de Québec; (Procès-verbal 2 mai 1990)
POUVOIRS
SIEGE SOCIAL
MEMBRES
6.1
DÉFINITIONS
6.1.1 Toute personne vivant maritalement, qui se livre au sport du camping ou du caravaning et qui s'intéresse aux buts pour lesquels le Club a été formé (procès-verbal 2 mai 1990)
6.1.2 Les privilèges et obligations d’un membre s’étendent à la conjointe et au conjoint seulement. Par conséquent, les enfants mineurs, vivant sous le même toit à la maison et sur le même site de camping peuvent participer aux activités du Club tout en demeurant sur le même site. Le décès de l’un des conjoints n’enlève pas les privilège et obligations de membre au conjoint survivant. (Procès-verbal 2 mai 1990, procès-verbal 2 novembre 2002)
6.1.3 Tout enfant de 18 ans et plus est considéré comme adulte et doit respecter les règlements du Club, le code d’éthique, les ententes de tarif établies par les propriétaires de terrains de camping en retour des privilèges accordés aux membres du Club. (Procès-verbal 29 octobre 1995, procès-verbal 2 novembre 2002)
6.1.4 Toute personne de plus de 18 ans est exclue des activités organisées pour les adolescents, sauf s’il s’agit d’activités conjointes avec les adultes ou si le directeur responsable des adolescents demande une aide spécifique de la part des adultes. (Procès-verbal 29 octobre 1995)
6.1.5 Lors d’une séparation d’une situation maritale d’un membre du Club, ledit membre doit informer la direction du Club par écrit de son intention de conserver son statut. La conjointe ou le conjoint de ce dit membre peut faire une demande par écrit à la direction de son intérêt à conserver son statut de membre. La direction verra à traiter cette demande de façon prioritaire et lui attribuer un nouveau numéro. (Procès-verbal 2 novembre 2002)
6.2 CRITÈRES
6.2.1 Avoir été parrainé par un membre; (procès-verbal 2 mai 1990; procès-verbal 2 novembre 2002)
6.2.2 Le parrain a le devoir d’informer le nouveau membre de tous les règlements, du code d’éthique et de toutes les modalités de la fonction du Club. (Procès-verbal 2 novembre 2002)
6.2.3 Les membres en règles qui parrainent un nouveau membre, en seront responsables pour une année. Les membres en règles pourront parrainer qu’un seul nouveau membre par saison de camping. Le Conseil d’administration se réserve le droit de ne pas renouveler la carte d’un nouveau membre si celui-ci ne se conforme pas aux règlements ou code d’éthique. Le Conseil d’administration avisera par écrit le parrain d’un nouveau membre, de tout manquement aux règlements de ce dernier durant cette année de probation. (Procès-verbal 2 novembre 2002)
6.2.4 être accepté par le Conseil d’administration selon les critères de contingentement. (Procès-verbal 2 mai 1990)
6.2.5 Avoir payé la cotisation annuelle et l'adhésion pour les nouveaux membres. (Procès-verbal 2 mai 1990)
6.2.6 Tout membre présent lors d’une sortie avec le Club de Camping et de Caravaning de Québec, doit obligatoirement s’inscrire à l’accueil du Club. Après trois (3) manquements à ce règlement, les modalités d’expulsion peuvent être appliquées.
CONTRIBUTIONS
7.1 Tout membre qui serait dispensé de verser la totalité de sa cotisation par suite d'un programme d'encouragement au versement de la cotisation avant l'assemblée générale, est considéré être un membre en règle au sens de l'article 2.2
8.1 Ordre de critères d’adhésion :
· En premier lieu, les anciens membres
· Les enfants des membres en règles,
· Deux (2) familles avec enfants, pour
· Une (1) famille sans enfant.
v Ce qui détermine le rang des demandes, c’est la date à laquelle la demande d’adhésion a été reçu par le conseil d’administration. (Procès-verbal 2 novembre 2002)
DÉMISSIONS ET EXPULSIONS
9. Tout membre du club le demeure jusqu'à ce qu'il démissionne ou qu’il soit expulsé par vote majoritaire du Conseil d'administration. (Procès-verbal 2 mai 1990; procès-verbal 2 novembre 2002)
9.1 Tout membre démissionnaire ou expulsé est tenu d'acquitter toute contribution ou autre dette dont il peut être redevable au Club au moment où sa démission prend effet. Aucun remboursement de cotisation n'est effectué à un membre démissionnaire ou expulsé. (Procès-verbal 2 mai 1990)
9.2 Le Conseil d’administration, de façon majoritaire, peut expulser du club tout membre qui néglige ou refuse de payer sa contribution annuelle dans les délais prescrits, ou qui ne se conforme pas aux prescriptions des présents règlements. (Procès-verbal 2 mai 1990)
9.3 Le conseil d’administration peut expulser tout membre qui, par sa conduite, l’empêche de poursuivre et atteindre les buts pour lesquels ledit Club a été constitué. (Procès-verbal 2 mai 1990)
10 Le Conseil d'administration donne avis au membre concerné, par courrier recommandé, de son intention de l'exclure du club, et lui fait part succinctement des motifs qui lui sont reproché. (Procès-verbal 2 mai 1990)
10.1 Le membre concerné peut, dans les quinze (15) jours de la lettre recommandée, demander d'être entendu par le Conseil d'administration, en adressant une requête à cet effet au Président du Club, par courrier recommandé. À défaut de signifier sa requête dans le délai prescrit, l'exclusion prend effet à l'échéance dudit délai. (Procès-verbal 2 mai 1990)
10.2 Le Conseil d'administration doit entendre le membre concerné et rendre sa décision dans les trente (30) jours de la lettre recommandée adressée au Président. (Procès-verbal 2 mai 1990)
10.3 La décision du Conseil d'administration est finale et sans appel. (Procès-verbal 2 mai 1990)
DROIT DE VOTE
11. Chaque membre, tel que défini aux articles 2.1 et 2.2, y compris le Président, a, en toutes circonstances, le droit à un vote. Les conjoints ou conjointes ont chacun droit de vote. (Procès-verbal 2 mai 1990; procès-verbal 2 novembre 2002)
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
12. L'assemblée générale annuelle doit avoir lieu dans les soixante (60) jours de la fin de chaque exercice financier à la date fixée par le Conseil d'administration. (Procès-verbal 2 mai 1990)
12.1 Des assemblées générales spéciales peuvent être convoquées sur l'ordre du Président ou à la demande écrite de dix (10) membres. Ces assemblées doivent être tenues dans les trente (30) jours de la demande. (Procès-verbal 2 mai 1990)
12.2 Les avis de convocation de l'assemblée générale annuelle doivent être donnés par écrit par le secrétaire, au moins dix (10) jours à l'avance, indiquant la date, l'heure, l'endroit et l'ordre du jour de telles assemblées. Pour les assemblées spéciales, un avis de sept (7) jours donné de la même façon est suffisant. (Procès-verbal 2 mai 1990)
12.3 Le quorum à toute assemblée générale sera de 20% du total des membres. (Procès-verbal 2 mai 1990; 2 novembre 2002)
12.4 Le vote s'effectue à main levée ou par vote secret, s’il y a demande d’un membre en règle et l’appui de deux (2) autres membres en règles. (Procès-verbal 2 mai 1990; procès-verbal 2 novembre 2002)
12.5 L'ordre du jour, la procédure, l'objet et la durée des délibérations de toute assemblée générale est sous l'autorité du Président du Club et ses décisions ne peuvent être modifiées que par le vote majoritaire de l'assemblée établi selon les prescriptions de l'article 12. (Procès-verbal 2 mai 1990)
CONSEIL D'ADMINISTRATION
13. Les droits et pouvoirs du Club sont exercés par un Conseil d'administration composé de treize (13) administrateurs élus pour un terme de deux (2) ans. Six (6) postes deviennent vacants les années paires et sept (7) le deviennent les années impaires. (Procès-verbal 2 mai 1990)
13.1 Tout administrateur dont le terme se termine est rééligible à chaque élection annuelle. (Procès-verbal 16 septembre 1968)
13.2 Le Conseil d'administration peut remplacer jusqu'à l'élection annuelle qui suit, tout administrateur qui décède, démissionne ou qui est démis de ses fonctions par résolution majoritaire du Conseil d'administration, après trois (3) absences successives non-motivées aux assemblées du Conseil d'administration ou pour tout autre motif grave. (Procès-verbal 2 mai 1990)
13.3 Sept (7) administrateurs forment le quorum. (Procès-verbal 2 mai 1990)
13.4 Le Conseil d'administration doit siéger à tous les deux (2) mois et tenir des séances chaque fois que le Président ou deux (2) administrateurs l'exigent. (Procès-verbal 16 septembre 1968)
13.5 À la première séance qui suit les élections, le nouveau Conseil d'administration doit élire le Président, le premier vice-président, le deuxième vice-président, le trésorier et le secrétaire. Le nouveau Conseil d'administration doit déterminer les responsabilités assignées à chaque directeur. (Procès-verbal 2 mai 1990)
13.6 À moins que l'assemblée générale n'en décide autrement, tous les administrateurs n'ont droit qu'au remboursement des dépenses légitimes pré-autorisées par le Conseil d’administration et encourues dans l'exercice de leurs fonctions. (Procès-verbal 2 mai 1990; procès-verbal 2 novembre 2002)
LE PRÉSIDENT
14. Le président est le premier dignitaire du Club.
14.1 Le Président préside toutes les assemblées générales et celles du Conseil d'administration; il est membre d'office de tous les comités du Club ou peut se désigner un représentant du Conseil d’administration à tous les comités du Club. (Procès-verbal 2 mai 1990; procès-verbal 2 novembre 2002)
14.2 En plus de son droit de vote aux assemblées générales des membres et en cas d'égalité de voix, le Président a droit à un second vote qui devient prépondérant.
14.3 Le Président exerce l'autorité et s'acquitte des devoirs que le Conseil d'administration lui prescrit.
LES VICE-PRÉSIDENTS
15. En l'absence du Président, le premier vice-président exerce ses pouvoirs et le remplace dans ses fonctions. En l'absence du Président et du premier vice-président, les pouvoirs et l'autorité de ces derniers sont dévolus au second vice-président.
TRÉSORIERS
16. Le trésorier a la charge et la garde des comptes et des livte de comptabilité du Club. Il lui appartient d'approuver les dépenses et de signer ou contresigner les chèques du Club avec le Président ou le secrétaire ou le premier vice-président et de déposer dans une institution financière déterminée par le Conseil d'administration, les deniers du Club. (Procès-verbal 2 mai 1990)
16.1 Il voit à la perception des cotisations dûes par les membres et de tout argent dû au Club. (Procès-verbal 2 mai 1990)
16.2 Il ne peut effectuer une dépense qu'à l'intérieur des limites budgétaires autorisées par le Conseil d'administration. (Procès-verbal 2 mai 1990)
16.3 Une fois son mandat complété, ou lorsqu'il désire remettre sa démission, avant que sa démission ne soit acceptée, il doit faire vérifier ses livres comptables, il doit remettre sans délai au Conseil d'administration tous les livres, documents, argent, valeurs qu'il a en sa possession appartenant au club. (Procès-verbal 2 mai 1990)
16.4 Le trésorier voit à ce que l'article 19.1 soit respecté. (Procès-verbal 2 mai 1990; procès-verbal 2 novembre 2002)
SECRÉTAIRE
17. Il appartient au secrétaire de tenir et conserver les archives du Club, signer et contresigner les procès-verbaux et de tenir un registre dans lequel seront inscrits tous les noms des administrateurs et membres du Club. Il lui appartient en plus de donner tous les avis de convocation requis en vertu des présents règlements. (Procès-verbal 2 mai 1990)
17.1 Advenant des démissions qui n'assurent plus le quorum du Conseil d'administration, il incombe au secrétaire de convoquer une assemblée générale spéciale en vue de former un nouveau Conseil d'administration. (Procès-verbal 2 mai 1990)
17.2 De plus, le secrétaire doit demeurer en poste jusqu'à la formation d'un nouveau Conseil d'administration. (Procès-verbal 2 mai 1990)
PASTORALE
18. Sous réserve de l'article 19.1 du présent règlement, il appartient au directeur chargé de la Pastorale de former son comité, de tenir les registres de revenus et dépenses, de voir à l'entretien de tout ce qui sert pour le culte, de signer avec un membre du comité de la Pastorale désigné par le Conseil d'administration, les chèques ou autre document, en un mot de voir à la bonne marche du service du Culte. (Procès-verbal 2 mai 1990; 2 novembre 2002)
COMITÉS
19. Des comités permanents ou spéciaux peuvent être nommés chaque année par le Conseil d'administration, mais tous sont automatiquement dissous à la fin de l'exercice financier, à moins que le nouveau Conseil d'administration n'en décide autrement. (Procès-verbal 2 mai 1990)
19.1 Aucun comité ou responsable d'activité, ne peuvent engager la responsabilité financière ou morale du Club, à moins d'avoir reçu du Conseil d'administration, un mandat explicite à cet effet. Ils doivent déposer au trésorier un rapport écrit des revenus et dépenses de ladite activité, avec pièces justificatives pour remboursement. (Procès-verbal 2 mai 1990)
AFFILIATIONS
20. Le Club, à la discrétion du Conseil d'administration, peut s'affilier à toute association ou organisation susceptible de lui être utile.
ÉLECTIONS
21. L'élection des administrateurs se fait lors de l'assemblée générale convoquée de la façon prévue aux articles 12 et 12.1 (Procès-verbal 2 mai 1990; 2 novembre 2002)
21.1 L'assemblée se choisit un président d'élection et deux (2) scrutateurs qui, avec le président d'élection, constituent le comité des élections chargé de procéder au dépouillement du scrutin, s'il y a lieu. (Procès-verbal 2 mai 1990)
21.2 Pour être éligible à un poste d'administrateur, le candidat doit être reconnu membre en règle à la date de l'assemblée générale. (Procès-verbal 2 mai 1990)
21.3 Les candidats sont mis en nomination par voie de propositions écrites appuyées par au moins deux (2) membres et accompagnées du consentement signé du candidat. Les propositions doivent être déposées au Président du Club avant l'ouverture de l'assemblée générale. (Procès-verbal 2 mai 1990)
21.4 Si le nombre des candidats ainsi mis en nomination, par voie de propositions est égal ou inférieur au nombre de vacances à remplir, le président de l'élection les déclare élus par acclamation. (Procès-verbal 2 mai 1990)
21.5 Si le nombre des candidats ainsi mis en nomination, par voie de propositions est inférieur au nombre de vacances à remplir, les autres candidats doivent être choisis par l'assemblée générale. Si le nombre ainsi choisi est supérieur au nombre de poste à combler, ils doivent être choisis par voie de scrutin secret. À cette fin, un bulletin de vote initialé par le président d'élection est remis à chacun des membres présents à l'assemblée. Et, sous peine de nullité, chaque bulletin ne peut contenir plus de noms qu'il n'y a de vacances à remplir. (Procès-verbal 2 mai 1990)
21.6 Si le nombre de candidats mis en nomination par voie de propositions est supérieur au nombre de vacances à remplir, tous les candidats ainsi mis en nomination doivent faire l'objet d'un choix par l'assemblée générale par voie de scrutin secret. À cette fin un bulletin de vote initialé par le président de l'élection est remis à chacun des membres présents à l'assemblée. Et sous peine de nullité, chaque bulletin ne peut contenir plus de noms qu'il n'y a de vacances à remplir. (Procès-verbal 2 mai 1990)
21.7 Il appartient au Comité d'élection de procéder au dépouillement du scrutin et, en cas d'égalité de voix entre deux (2) ou plusieurs candidats à élire, le président de l'élection procède par voie de tirage au sort. (Procès-verbal 2 mai 1990)
VÉRIFICATION
22. L'assemblée générale nomme les vérificateurs qui font la vérification des livres comptables du Club à la fin de chaque exercice financier. (Procès-verbal 2 mai 1990)
22.1 Les présents règlements et leurs amendements sont, conformément aux prescriptions de la Loi sur les compagnies, d'abord adoptés par le Conseil d'administration et approuvés ou ratifiés ensuite par les membres en assemblée générale annuelle ou en assemblée générale spéciale convoquée à cette fin. Les amendements proposés par les membres doivent toujours être soumis au Conseil d'administration pour adoption. (Procès-verbal 2 mai 1990)
22.2 Conformément aux prescriptions de la Loi sur les compagnies, les amendements aux règlements entrent en vigueur dès leur adoption par le Conseil d'administration et ils le demeurent jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle ou spéciale de la corporation, convoquée par les membres, où ils doivent être approuvés ou ratifiés par les membres afin de continuer d'être en vigueur. (Procès-verbal 2 mai 1990)
22.3 Le secrétaire doit transmettre à tout les membres, copie du texte des amendements que le Conseil d'administration leur soumet pour approbation ou ratification. La copie du texte doit leur être transmise au moins dix (10) jours avant la date de l'assemblée générale ou sept (7) jours avant l'assemblée générale spéciale, au cours de laquelle lesdits amendements sont soumis. Les amendements sont approuvés ou ratifiés par vote majoritaire des membres présents à moins que la Loi n'exige une majorité plus élevée. (Procès-verbal 2 mai 1990; procès-verbal 2 novembre 2002)
EXERCICE FINANCIER
23. L'exercice financier du Club débute le 1er octobre pour se terminer le 30 septembre suivant. (Procès-verbal 25 octobre 1989)
DISSOLUTION
24. Advenant la dissolution du Club, tous ses biens seront remis à toute société, corporation ou corps constitué dont les buts seront alors sensiblement les mêmes que ceux poursuivis par le présent Club.
IDENTIFICATION DES UNITÉS
25. Tous les membres du Club sont tenus d'identifier leurs unités en y apposant à l'arrière leur numéro de membre et le décalque non-altéré du Club. (Procès-verbal 2 mai 1990)
25.1 Lors de la départition de son unité, le membre se fait un devoir d'enlever les identifications du Club. (Procès-verbal 2 mai 1990; procès-verbal 2 novembre 2002)
SÉCURITÉ
26. Chaque membre devra s'assurer que son unité est équipé d'un extincteur chimique et le maintenir en bon état de fonctionnement. Cette mesure est prise afin de prévenir toute conflagration majeure. (Procès-verbal 23 octobre 1984)
INVITÉS
27. Les membres en règles peuvent inviter une ou plusieurs personne(s) à participer aux sorties de semaine du club sauf les suivantes :
· La fin de semaine de l’Ouverture de la saison de camping du C.C.C.Q.
· La fin de semaine ayant pour thème « Les anciens Directeurs »
· La fin de semaine de la Fermeture de la saison du C.C.C.Q.
Le membre est toujours responsable de ses invités en ce qui a trait au respect des règlements du terrain de camping, aux règlements du C.C.C.Q. et de son code d’éthique.
Advenant le non-respect de ce qui précède, le membre du C.C.C.Q. qui sera accompagné d’uninvité pour l’une ou l’autre des fins de semaine ci-haut mentionnées, aura la responsabilité de s,assurer que les emplacements dédiés aux membres ne seront en aucune façon occupés par l’invité en question. Dans le cas contraire, le membre devra faire déplacer son invité dans une section non réservée pour le Club.
AVIS AUX MEMBRES EN RÈGLES ET EN PROBATION
L'invité, à son arrivée sur le terrain de camping, devra payer son terrain et par la suite, il devra se présenter à l'accueil accompagné du membre en règle qui l'a invité pour la fin de semaine, afin de s’y inscrire et de payer le tarif exigible. Finalement, un bracelet sera remis à chaque invité qui devra obligatoirement porter ledit bracelet pour la durée de la fn de semaine. Cette mesure permettra aux invités d’avoir accès à toutes les activités. (Procès-verbal 2 novembre 2002).
27.1 CARTE DE MEMBRE
Veuillez prendre note qu’il est strictement interdit de prêter sa carte de membre à une tierce personne, y compris les membres de sa famille.
Advenant le non-respect de cette politique, le bureau de Direction pourra retirer au membre qui sera pris en défaut, sa carte du C.C.C.Q. et ce sans le remboursement de sa cotisation annuelle.
27.2 TARIF POUR LES INVITÉS
Les tarifications concernant les invités seront fixées par le Conseil d’administration. (Procès-verbal 2 novembre 2002)
Le Conseil d’administration fixe le tarif que tout autre personne accompagnant la famille d’un membre du C.C.C.Q. devra payer. (Procès-verbal 2 novembre 2002)
Le Conseil d’administration fixe également le tarif que tout autre personne accompagnant la famille invitée autre que les enfants du couple, doit payer par personne additionnelle. (Procès-verbal 2 novembre 2002)
Un tarif familial peut également être fixé par le Conseil d’administration pour les invités. (Procès-verbal 2 novembre 2002)
27.3 ENFANTS DES MEMBRES
Cette politique s’adresse uniquement aux enfants des membres
Les enfants des membres ayant 18 ans et plus seront acceptés aux activités en respectant les critères suivantss :
· Habiter sous le toit familial du membre;
· Habiter dans la même unité que les parents, sur le terrain de camping;
· Inviter un(e) ami(e) de cœur qui pourra participer aux activités en défrayant les coûts qu auront été fixés par le conseil d’administration
v Pour les fins décrites à l’article 27, les seules personnes autorisées seront les amies ou les amis de cœur des enfants des membres en règles et sous probation à un coût qui sera fixé par le conseil d’administration. (Procès-verbal 2 novembre 2002)